Rechnungen per Import als bezahlt markieren

Wenn Sie im Monat zwanzig Rechnungen einnehmen, kostet es Zeit, sie einzeln als bezahlt zu markieren. Der Import begleicht mehrere auf einmal: Sie wechseln auf Bezahlt.

Das finden Sie unter Einstellungen → Importieren/Exportieren, Karte Bezahlte Rechnungen.

Warum das wichtig ist

Eine Rechnung, die Gesendet bleibt, obwohl sie bezahlt ist, verfälscht Ihre Kennzahlen. Vor allem stoppen die Rechnungserinnerungen nur bei den Status Bezahlt - Unbestätigt und Bezahlt: Solange der Status nicht aktuell ist, riskieren Sie, einen Kunden zu mahnen, der Sie schon bezahlt hat.

Aktuelle Zahlungen machen die Mahnungen verlässlich.

Zwei Wege

Die Rechnungen werden an ihrer Rechnungsnummer in TAYO.pro erkannt: Der Import nützt nur, wenn Sie sie bei jedem Versand ausfüllen.

Ref.-Nummern einfügen — der schnellste Weg. Sie fügen eine Liste von Rechnungsnummern ein, eine pro Zeile:

FAC-1001
FAC-2024-002

Die ganze Zeile gilt als Referenz. Leere Zeilen werden ignoriert. Das Einfügen ändert nur den Status.

CSV-Datei — für eine größere Menge, oder wenn Sie pro Rechnung eine Zahlungsnotiz ergänzen möchten. Verwenden Sie die Kopfzeilen <INVOICE refNumber> und bei Bedarf <INVOICE note>. Die Notiz wird der Notiz der Rechnung hinzugefügt, mit dem Importdatum und dem Namen der Person, die importiert hat.

Der Handgriff

Zwei mögliche Quellen für Ihre Liste.

Ihr Kontoauszug — suchen Sie die eingegangenen Überweisungen heraus, holen Sie die passenden Rechnungsnummern, fügen Sie die Liste ein. Einmal pro Woche oder alle zwei Wochen dauert das fünf Minuten.

Ihr ERP oder Ihre Buchhaltungssoftware — viele können die Liste der eingegangenen Zahlungen eines Zeitraums exportieren. Sie exportieren, behalten die Spalte mit den Referenzen und importieren.

Vor dem Bestätigen

TAYO.pro zeigt Ihnen, was es erkannt hat — die Rechnung, den Kunden, das Projekt —, bevor es irgendetwas anwendet. Jede Zeile trägt ein Ergebnis:

• Eindeutige Zuordnung: Die Rechnung wird als bezahlt markiert;
• Doppelte oder mehrdeutige Zuordnung, Keine Zuordnung, Bereits bezahlt (keine erneute Anwendung): Die Zeile wird ignoriert, nichts ändert sich.

Lesen Sie diesen Bildschirm genau. Eine falsch abgeschriebene Referenz begleicht die falsche Rechnung.

Bedingungen und Grenzen

• PLUS-Plan.
• Nur die Zeilen Eindeutige Zuordnung werden angewendet.
• Für eine einzelne Rechnung genügt die Schaltfläche Als Bezahlt markieren auf ihrer Zeile — siehe Eine Zahlung bestätigen.