Rechnungen per Import als bezahlt markieren

Wenn Sie im Monat zwanzig Rechnungen kassieren, kostet das einzelne Abhaken Zeit. Der Import erledigt mehrere auf einmal.

Zu finden unter Einstellungen → Import/Export.

Warum das sinnvoll ist

Eine Rechnung, die noch auf «Gesendet» steht, obwohl sie bezahlt ist, verfälscht Ihre Kennzahlen. Vor allem aber hören Zahlungserinnerungen nur bei den Status Bezahlt - Unbestätigt und Bezahlt auf: Solange der Status nicht stimmt, mahnen Sie womöglich einen Kunden, der längst bezahlt hat.

Aktuelle Zahlungsstände machen das Mahnen erst verlässlich.

Zwei Wege

Referenzen einfügen — der schnellste. Sie fügen eine Liste von Rechnungsnummern ein, eine pro Zeile:

FAC-1001
FAC-2024-002

Die ganze Zeile gilt als Referenz. Leerzeilen werden ignoriert.

Eine CSV-Datei — für grössere Mengen oder wenn Sie je Rechnung eine Notiz ergänzen wollen. Verwenden Sie die Spaltentitel INVOICE refNumber und bei Bedarf INVOICE note.

Der Kniff

Zwei mögliche Quellen für Ihre Liste.

Ihr Kontoauszug — eingegangene Überweisungen heraussuchen, die passenden Rechnungsnummern zusammenstellen, Liste einfügen. Einmal pro Woche oder vierzehntäglich dauert das fünf Minuten.

Ihr ERP oder Ihre Buchhaltungssoftware — viele können die eingegangenen Zahlungen eines Zeitraums exportieren. Noch schneller: exportieren, die Spalte mit den Referenzen behalten, importieren.

Vor dem Bestätigen

TAYO.pro zeigt Ihnen, was es erkannt hat — Rechnung, Kunde, Projekt — bevor etwas angewendet wird. Nicht gefundene Referenzen werden mit einer Importnotiz gekennzeichnet.

Lesen Sie diese Ansicht. Eine falsch übernommene Referenz schliesst die falsche Rechnung ab.