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Documentation TAYO.pro

Importer vos clients

À la fin, vos clients — entreprises, leurs contacts et vos particuliers — sont créés ou mis à jour dans TAYO.pro à partir d’un seul fichier. Vous partez de Paramètres → Import/Export.

L’animation de ce guide arrive bientôt. Les étapes ci-dessous restent à jour.

Étapes

Section intitulée « Étapes »
  1. Ouvrez Paramètres, puis Import/Export. L’onglet Import s’affiche.
  2. Sous Importez vos données, sur la carte Importer Clients, cliquez sur le bouton Importer Clients. L’écran Import s’ouvre à l’étape Téléchargez votre fichier.
  3. Cliquez sur Télécharger le fichier d’exemple, à droite sous la zone de fichier. Vous obtenez un modèle CSV avec les bons en-têtes.
  4. Ouvrez le modèle dans votre tableur. Supprimez les trois lignes d’exemple, puis saisissez une ligne par entreprise ou par contact. Enregistrez au format CSV UTF-8. Le détail est plus bas, dans Le format du fichier.
  5. Si vous voulez le détail de chaque ligne, activez Générer un rapport de contrôle complet (CSV) — avant de choisir le fichier.
  6. Cliquez sur Ajouter et choisissez votre fichier. Sur le web, vous pouvez aussi le glisser dans la zone. L’envoi et la vérification démarrent aussitôt, sans autre bouton.
  7. À l’étape Vérification, attendez le message Vérification du fichier terminée avec succès. L’Aperçu montre jusqu’à 10 lignes par catégorie : Entreprises, Contacts d’entreprise, Contacts individuels.
    • Si Erreurs trouvées lors de la vérification s’affiche, chaque erreur porte son numéro de Ligne. Corrigez le fichier, fermez l’écran et reprenez à l’étape 2.
  8. Cliquez sur Commencer l’importation, lisez la fenêtre qui s’ouvre, puis cliquez sur Confirmer.
  9. À l’étape Résultats, attendez Importation de fichier terminée avec succès. Le bloc Détails compte les Nouveaux enregistrements, les Enregistrements mis à jour et les Échec d’importation.
  10. Cliquez sur Fermer. Votre import figure sous Importations passées ; cliquez sur sa ligne pour en revoir le détail.

Et ensuite ?

Section intitulée « Et ensuite ? »

Vos clients apparaissent dans Clients. Une entreprise qui existait déjà sous le même nom est mise à jour au lieu d’être créée en double ; un contact qui existait déjà dans cette entreprise, avec le même e-mail, aussi.

L’import tourne sur nos serveurs : vous pouvez fermer l’écran pendant qu’il travaille et le suivre sous Importations passées.

Le format du fichier

Section intitulée « Le format du fichier »
  • CSV uniquement, 8 Mo au maximum. Un fichier Excel (.xlsx) n’est pas accepté : depuis votre tableur, enregistrez-le en CSV UTF-8 pour garder les accents.
  • Séparateur : virgule, point-virgule ou tabulation. TAYO.pro le reconnaît seul sur la ligne d’en-têtes.
  • La première ligne contient les en-têtes. TAYO.pro ne lit que le repère entre chevrons, par exemple <COMPANY name> : le texte qui le précède est libre. Une colonne sans repère est ignorée, comme Colonne Non Importée dans le modèle. Recopiez les repères tels quels, majuscules comprises.
Repère Contenu
<COMPANY name> Nom de l’entreprise. Sert à reconnaître une entreprise existante.
<COMPANY email> E-mail de l’entreprise
<COMPANY phone> Téléphone de l’entreprise
<COMPANY website> Site internet
<COMPANY notes> Notes sur l’entreprise
<CONTACT firstName> Prénom du contact
<CONTACT lastName> Nom de famille du contact
<CONTACT email> E-mail du contact. Sert à reconnaître un contact existant.
<CONTACT mobilePhone> Téléphone mobile
<CONTACT privatePhone> Téléphone privé
<CONTACT proPhone> Téléphone professionnel
<CONTACT notes> Notes sur le contact

Chaque ligne porte au moins un nom d’entreprise ou un e-mail de contact :

  • nom d’entreprise seul → une entreprise ;
  • nom d’entreprise et e-mail de contact → un contact, rattaché à cette entreprise (créée si besoin). Pour plusieurs contacts, une ligne par contact en répétant le nom de l’entreprise ;
  • e-mail de contact seul → un client particulier, qui porte son e-mail comme nom ;
  • ni l’un ni l’autre → la ligne est en erreur.

Bon à savoir

Section intitulée « Bon à savoir »
  • Le modèle contient aussi <COMPANY address>, <CONTACT title> (civilité) et <CONTACT jobTitle> (profession). Ces colonnes ne sont pas reprises pour l’instant : complétez l’adresse, la civilité et la profession dans la fiche du client après l’import.
  • Lors d’une mise à jour, une cellule vide efface la valeur existante. Pour ne pas toucher un champ, supprimez sa colonne du fichier.
  • La Ligne 1 d’une erreur est la première ligne sous les en-têtes.
  • Deux lignes pour la même entreprise seule, ou pour le même particulier, font échouer la vérification : le message cite l’autre ligne.
  • Une seule ligne en erreur bloque tout le fichier : Commencer l’importation n’apparaît qu’après une vérification réussie.
  • L’import peut durer jusqu’à 9 minutes. Au-delà de 8 minutes, il est marqué L’importation semble bloquée et le bouton Bloqué ? Relancer l’import apparaît. Pour un gros fichier, découpez-le en plusieurs fichiers.
  • Dans les téléphones, seuls les chiffres et le + initial sont gardés : espaces et tirets disparaissent.
  • En confirmant, vous attestez que ces contacts vous connaissent, attendent vos messages, et que la liste n’a été ni achetée ni louée.
  • Le fichier d’exemple est en français quelle que soit la langue de l’application : seuls les repères comptent.

Pour aller plus loin : Créer et gérer vos clients.