Marquer des factures payées par import

Si vous encaissez vingt factures dans le mois, les marquer payées une par une prend du temps. L’import en solde plusieurs d’un coup : elles passent en Payé·e.

C’est dans Paramètres → Import/Export, carte Factures payées.

Pourquoi le faire

Une facture qui reste Envoyé·e alors qu’elle est payée fausse vos indicateurs. Surtout, les rappels de facture ne s’arrêtent que sur les statuts Payé·e - Non vérifié·e et Payé·e : tant que le statut n’est pas à jour, vous risquez de relancer un client qui vous a déjà réglé.

Tenir ses paiements à jour, c’est ce qui rend les relances fiables.

Deux façons de faire

Les factures sont reconnues par leur Numéro de facture dans TAYO.pro : l’import n’est utile que si vous le remplissez à chaque envoi.

Coller les n° de réf. — le plus rapide. Vous collez une liste de numéros de facture, un par ligne :

FAC-1001
FAC-2024-002

Toute la ligne compte comme référence. Les lignes vides sont ignorées. Le collage ne change que le statut.

Fichier CSV — pour un volume plus important, ou si vous voulez ajouter une note de paiement par facture. Utilisez les en-têtes <INVOICE refNumber> et, si besoin, <INVOICE note>. La note est ajoutée à la note de la facture, avec la date d’import et le nom de la personne qui a importé.

Le tour de main

Deux sources possibles pour votre liste.

Votre relevé bancaire — repérez les virements reçus, récupérez les numéros de facture correspondants, collez la liste. Une fois par semaine ou par quinzaine, ça prend cinq minutes.

Votre ERP ou votre logiciel de comptabilité — beaucoup savent exporter la liste des paiements reçus sur une période. Vous exportez, vous gardez la colonne des références, vous importez.

Avant de valider

TAYO.pro vous montre ce qu’il a reconnu — la facture, le client, le projet — avant d’appliquer quoi que ce soit. Chaque ligne porte un résultat :

• Correspondance unique : la facture sera marquée payée ;
• Doublon ou correspondance ambiguë, Aucune correspondance, Déjà payée (impossible d’appliquer à nouveau) : la ligne est ignorée, rien ne change.

Relisez cet écran. Une référence mal recopiée solde la mauvaise facture.

Conditions et limites

• Plan PLUS.
• Seules les lignes Correspondance unique sont appliquées.
• Pour une seule facture, le bouton Marquer comme Payé·e sur sa ligne suffit — voyez Confirmer un paiement.